DeskFlow: automação de fluxos e IA no WhatsApp, sem programar
Monte o chatbot do WhatsApp e os processos em volta dele no construtor visual de fluxos do VipDesk: menus, captura de dados, agentes de IA, consultas a outros sistemas e ações no CRM e nos chamados, com transferência para a equipe quando precisa de gente. Sem escrever código.
Um editor visual para automatizar fluxos no WhatsApp
Cada fluxo é um diagrama: os blocos são as etapas (enviar mensagem, perguntar, consultar um sistema, criar um negócio) e as setas são as transições, com ou sem condição. O que está no canvas é exatamente o que roda nos canais.
Fluxo de demonstração aberto no editor: cada bloco é uma etapa e cada seta, uma transição.
Arrastar, conectar, configurar
Paleta de componentes por categoria, busca de blocos, zoom, minimapa, desfazer e refazer, copiar e colar, grupos e anotações no canvas.
Rascunho e publicação
As alterações ficam em rascunho com salvamento automático. Você publica quando quiser e pode voltar a uma versão anterior pelo histórico.
Teste antes de ativar
Playground com sessões simuladas, teste individual de chamadas de API, contexto da conversa visível e logs de execução por fluxo.
Organização e trabalho em equipe
Pastas, lixeira com restauração, exportação e importação em JSON, comentários no fluxo e indicação de quem está editando.
Gatilhos, condições e ações
Todo fluxo começa com um gatilho, decide o caminho com condições e executa ações nos canais, no VipDesk ou em outros sistemas.
Gatilhos: o que inicia o fluxo
- Mensagem recebida em um canal conectado ao VipDesk, como o WhatsApp. O fluxo responde no mesmo canal.
- Agendamento: execução por intervalo, diária ou semanal, com janela de horário, bloqueio de fins de semana, feriados e datas específicas, para uma lista de números, um grupo de contatos ou um arquivo CSV.
- Chamada por API: outro sistema inicia o fluxo para um número informado, enviando dados de contexto.
Condições: por onde a conversa segue
- Se/senão com operadores de igualdade, comparação, “contém”, “existe”, lista e expressão regular sobre qualquer dado da conversa.
- Condições na própria seta: igual a, contém, valor do contexto, resposta positiva, só dígitos ou regex, sem precisar de um bloco a mais.
- Menu com opções numeradas e, se quiser, uma IA que escolhe a opção quando o cliente escreve com as próprias palavras.
Ações: o que o fluxo faz
- Mensagens de texto, botões, listas, mídia e templates aprovados do WhatsApp.
- Captura e validação de dados (nome, CPF, número, e-mail) guardados como variáveis da conversa.
- Variáveis e expressões em qualquer campo, com funções prontas para datas, moeda, textos e listas; loops sobre listas e pausas de até 5 minutos.
- Ações no VipDesk, consultas a outros sistemas e agentes de IA, descritos abaixo.
Integração de sistemas via API
O bloco de requisição HTTP consulta e grava dados em ERP, e-commerce, sistemas internos e qualquer serviço com API, e a resposta vira variável para os próximos passos.
- GET, POST, PUT, PATCH e DELETE com cabeçalhos, parâmetros de consulta e corpo montados com as variáveis do fluxo.
- Autenticação por token Bearer, usuário e senha, chave de API no cabeçalho ou na URL, sessão com login automático e token obtido de um endpoint de login.
- Resposta no contexto: escolha o campo da resposta (por exemplo
itens[0].preco) e use nas mensagens e condições seguintes. Saídas separadas para sucesso e erro. - Credenciais guardadas como segredos cifrados, referenciadas por nome, nunca escritas no fluxo.
- Alerta de falha enviado para um webhook quando uma integração começa a dar erro.
- Fontes de dados e base de conhecimento: importe registros por API, planilhas CSV ou arquivos do Google Drive para a IA consultar nas conversas.
Para quem programa, há blocos customizados em Python executados em ambiente isolado e conexão com servidores MCP, que expõem ferramentas aos agentes de IA.
Exemplo: consulta de pedido
O cliente informa o número do pedido. O fluxo chama a API do seu sistema com esse número, salva o status em uma variável e responde “Seu pedido ${{pedido.status}} sai em ${{pedido.previsao}}”. Se a API falhar, a saída de erro transfere para um atendente.
Blocos específicos do VipDesk
Além das mensagens e integrações, o fluxo age diretamente na operação: chamados, CRM, agenda, pagamentos, Kanban e telefonia, sem copiar dados entre telas.
Categoria “Atendimento” da paleta de componentes.
Chamados e equipe
Transferir para um departamento (com distribuição entre atendentes), alterar o status e o responsável do chamado, aplicar tags no contato e no chamado, transferir a conversa para outro fluxo.
CRM de vendas
Criar negócio no funil com título, valor e origem preenchidos pela conversa; mover o negócio de etapa ou de pipeline quando o cliente avança.
Agenda e Kanban
Criar agendamento na agenda do VipDesk (profissional, serviço e horário) e abrir ou mover cards no Kanban para tarefas que precisam de acompanhamento.
Pagamento e telefonia
Gerar link de pagamento ou Pix pelo provedor configurado no VipDesk e conferir se foi pago; originar ligação com áudio gravado ou conectar o atendente ao cliente.
Configuração do bloco “Criar Negócio (CRM)”: título, valor e origem aceitam variáveis da conversa.
IA no WhatsApp: agentes que conversam e executam ações
Um agente de IA no WhatsApp conversa com o cliente, consulta dados e executa ações, dentro dos limites que você define no fluxo. Você usa a chave de API do seu provedor (OpenAI, Google Gemini ou Anthropic).
Agente de IA com ferramentas
Um bloco de conversa livre com instruções suas e ferramentas que ele pode acionar: consultar uma API, buscar na base de conhecimento, criar negócio, aplicar tag, agendar, gerar link de pagamento ou transferir para um humano.
Classificação de intenção
O bloco de roteamento por IA lê a mensagem e escolhe entre as saídas que você definiu (“2ª via”, “suporte”, “cancelar”), com resposta de fallback.
Base de conhecimento
Documentos e registros importados viram respostas fundamentadas: a IA responde só com base no material da sua empresa.
Áudio e imagem
Transcrição automática de áudios recebidos e leitura de imagens pelo agente, para o fluxo entender o que o cliente mandou.
Exemplos de automação de fluxo no WhatsApp
Três fluxos montados só com os blocos descritos nesta página.
Atendimento: menu com IA só quando precisa
O cliente escreve no WhatsApp. O fluxo cumprimenta pelo nome, oferece um menu numerado e, se a pessoa responde com texto livre, a IA escolhe a opção. Consultas simples são respondidas por API; fora do horário comercial, uma condição com a hora atual avisa e registra o pedido; dentro dele, transfere para o departamento certo com distribuição entre atendentes.
CRM: do primeiro contato ao vendedor
O fluxo pergunta nome, produto de interesse e prazo. Com as respostas, cria o negócio no funil com título e valor preenchidos, aplica a tag de origem e transfere para a equipe de vendas. Quando o cliente confirma a proposta em outra conversa, outro fluxo move o negócio para a etapa seguinte e gera o link de pagamento.
Chamados: status, responsável e escalonamento
Um cliente relata um problema. O fluxo coleta os dados, aplica a tag do tipo de ocorrência, altera o status do chamado e o entrega ao departamento responsável. Se a API do sistema de campo confirma uma visita, o fluxo informa a data; se não responde, escalona para o gestor por transferência. Os prazos de SLA e os alertas de vencimento continuam com as regras nativas de automação do VipDesk.
Veja o DeskFlow em ação
Pouco mais de vinte segundos no editor: o fluxo de demonstração, a configuração de um bloco do CRM, a paleta de componentes de atendimento e um agente de IA.
Gravação do editor com um fluxo de demonstração, sem dados de clientes. O vídeo não tem áudio; as legendas descrevem cada etapa.
Tutoriais completos do DeskFlow e da plataforma estão no canal do VipDesk no YouTube e na central de ajuda.
Perguntas frequentes
O DeskFlow é um produto separado do VipDesk?
Não. O DeskFlow é o mecanismo de automações visuais do VipDesk e abre dentro da própria plataforma, com o mesmo login. Os fluxos atuam nos canais, nos chamados, no CRM e na agenda da sua conta.
Dá para criar um chatbot para WhatsApp com o DeskFlow?
Sim. O fluxo começa quando chega uma mensagem no WhatsApp conectado ao VipDesk e responde no mesmo canal: menus com opções, botões e listas, captura de dados, consultas a outros sistemas e, quando precisa de gente, transferência para o departamento certo com o histórico. O chatbot e o atendimento humano ficam na mesma fila. Veja o passo a passo em como criar um chatbot para WhatsApp sem programar.
Como funciona a IA no WhatsApp?
De duas formas. O bloco de roteamento por IA entende o que o cliente escreveu e escolhe um caminho do fluxo. O agente de IA conversa livremente seguindo as suas instruções e aciona ferramentas: buscar na base de conhecimento, consultar uma API, criar negócio no CRM, agendar ou transferir para um atendente. A IA usa a chave do provedor escolhido pela sua empresa. Mais em agente de IA no WhatsApp: o que faz e quando usar.
Preciso saber programar para usar?
Não. Os fluxos são montados arrastando e configurando blocos. Variáveis e condições usam uma sintaxe simples, com sugestões ao digitar. Quem programa pode, opcionalmente, criar blocos customizados em Python.
Qual a diferença entre o DeskFlow e as regras de automação do VipDesk?
As regras nativas cuidam de distribuição de leads, follow-ups por etapa do funil, prazos de SLA e escalonamento. O DeskFlow é para processos desenhados por você: conversas guiadas, consultas a outros sistemas, decisões condicionais e ações encadeadas no CRM e nos chamados. Os dois trabalham juntos.
Dá para integrar com o meu sistema?
Sim, por API. O bloco de requisição HTTP faz chamadas GET, POST, PUT, PATCH e DELETE com autenticação por token, usuário e senha, chave de API ou sessão, e a resposta fica disponível para o resto do fluxo. Outros sistemas também podem iniciar um fluxo por API.
Como testo um fluxo antes de ativar?
No playground, com sessões simuladas e o contexto da conversa visível, sem mandar mensagem a clientes. As chamadas de API podem ser testadas uma a uma. As alterações ficam em rascunho até você publicar, e o histórico permite voltar a uma versão anterior.
A inteligência artificial é obrigatória?
Não. Um fluxo pode ser totalmente determinístico, com menus, condições e integrações. Os blocos de IA são opcionais e usam a chave de API do provedor escolhido pela sua empresa (OpenAI, Google Gemini ou Anthropic).
Em quais canais o fluxo responde?
Nos canais conectados à sua conta do VipDesk. O fluxo é vinculado às contas em que deve atuar, e cada conta fica em um único fluxo ativo por vez. Fluxos agendados também podem enviar mensagens a partir de uma lista de números, de um grupo de contatos ou de um arquivo CSV.
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